アポイントメント作成(Outlookカレンダー WEB版)

アポイントメント作成

• 1.OutlookカレンダーWEB版作成手順

  予定表を開き「その他オプション」をクリックします。
  タイトル・出席者・時間など各項目を入力します。

• 2. 来訪者情報入力

  会社名・氏名・メールアドレスなど入力します。

• 3. メモ欄の注意事項

  メモ欄に英数字の文字が羅列されますが、アポイント登録のためシステムが利用する情報となるため、変更・削除などをしないようお願い致します。

• 4. 招待メールの送信について

  来訪者に招待メールを送信しない場合は、「来訪者へ招待メールを送信する」のチェックを外します。
  デフォルトはチェックありの状態です。

• 5. QRコードの有効期限について

  QRコードをアポイントメント当日のみ有効にする場合、「QRコードを当日のみ有効にする」にチェックをします。
  デフォルトはチェックなしの状態です。

• 6. 登録情報入力後

  アポイント情報の入力が完了しましたら、「アポイントメント登録」をクリックし、「保存」ボタンをクリックしましたら登録完了でございます。
  ※「アポイントメント登録」ボタンをクリック頂かないと受付用QRコードの発行が行われない為、ご注意ください

• 7. 受付コードのメール送信が異常終了した場合について

  存在しないメールアドレスが設定された場合など、ご来訪者様へメール送信が異常終了した場合、受付コードがお送りできなかった旨を担当者へメールで通知します。
  ※ご来訪者様側で受信拒否などの設定をされていた場合、本メールは送付されませんのでご注意ください。

• 8. 入館案内メールの再通知（リマインド）

  アポイントの登録日から、実際の来訪まで１週間以上空く場合、予定日の前日に来訪者様へ再通知（リマインド）を行います。
  これにより、アポイント忘れを防ぐ事ができます。