ラクネコ

例： 初期設定、 パスワード、 受付フロー、 インターホン

アポイントメント作成(Outlookカレンダー WEB版)

Outlookカレンダー WEB版の事前設定について

事前設定として、Outlookカレンダー WEB版拡張機能の追加が必要です。
こちらのマニュアルをご参照頂き、Outlookカレンダー WEB版拡張機能の追加をお願い致します。

アポイントメント作成

【重要】上書き保存にご注意ください

同じメールアドレスで登録すると、過去の「企業名・来訪者氏名」が最新の情報に書き換わります。

・異なる来訪者を登録する場合は、別のメールアドレスを使用してください。
・メールアドレスが不明な場合は、ダミーのアドレスを入力してください。

ラクネコでは、メールアドレスを元に情報を管理しています。
そのため、同じメールアドレスで別の方を登録すると、古い情報が新しい情報で上書きされます。
同じメールアドレスを繰り返し使用する場合は、十分にご注意ください。

  • 1.OutlookカレンダーWEB版作成手順

    予定表を開き「その他オプション」をクリックします。
    タイトル・出席者・時間など各項目を入力します。

  • 2. 来訪者情報入力

    会社名・氏名・メールアドレスなど入力します。

  • 3. 英数字の文字列がメモ欄へ反映されたことを確認します

メモ欄の注意点

メモ欄へ反映された英数字（receptionData）につきましては、アポイント登録のためにシステムが利用する情報となりますので、削除・変更をしないよう、お願い致します

  • 4. 招待メールの送信について

    来訪者に招待メールを送信しない場合は、「来訪者へ招待メールを送信する」のチェックを外します。
    デフォルトはチェックありの状態です。

  • 5. QRコードの有効期限について

    QRコードをアポイントメント当日のみ有効にする場合、「QRコードを当日のみ有効にする」にチェックをします。
    デフォルトはチェックなしの状態です。

  • 6. 登録情報入力後

    アポイント情報の入力が完了しましたら、「アポイントメント登録」をクリックし、「保存」ボタンをクリックしましたら登録完了でございます。
    ※「アポイントメント登録」ボタンをクリック頂かないと受付用QRコードの発行が行われない為、ご注意ください

他の担当者への通知について

OutlookカレンダーWEB版の拡張機能では、受付後他の担当者への通知を行う事が出来ません。
他の担当者へ通知をしたい場合、Outlookデスクトップ版のアドインもしくは、ラクネコ管理画面のアポイントメント画面より登録が可能です。
・Outlookデスクトップ版についてはこちらのマニュアルをご確認ください。
・ラクネコ管理画面の操作手順はこちらのマニュアルをご確認ください。

  • 7. 受付コードのメール送信が異常終了した場合について

    存在しないメールアドレスが設定された場合など、ご来訪者様へメール送信が異常終了した場合、受付コードがお送りできなかった旨を担当者へメールで通知します。
    ※ご来訪者様側で受信拒否などの設定をされていた場合、本メールは送付されませんのでご注意ください。

  • 8. 入館案内メールの再通知（リマインド）

    アポイントの登録日から、実際の来訪まで１週間以上空く場合、予定日の前日に来訪者様へ再通知（リマインド）を行います。
    これにより、アポイント忘れを防ぐ事ができます。

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