物流特有のニーズにも
カスタマイズが可能
「紙」から「タブレット」へ、
受付のDXを実現

紙からタブレットへ。受付業務をDXすることにした狙い

— ラクネコを導入する前の受付はどういった状況だったのでしょうか？

大吉：これまでは受付にA3サイズの紙を置き、ボールペンで日時や会社名、氏名、トラックの種類、発熱の有無、オイル漏れの有無といった情報を記入してもらっていました。受付には守衛さんもいて情報を書き終えたら、入館証を渡す。この運用方法を長い間ずっとやってきており、誰も紙以外の受付方法について考えていないという状態でした。

— そうした中、ラクネコを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか？

大吉：導入のきっかけとなったのは、上司の一言です。コロナ禍の影響もあり、ここ数年で物流業界もデジタル化が進んでいます。そうした背景から、「工場側の受付もデジタル化した方がいいのではないか」ということになったんです。

とはいえ、いきなり全体の受付システムを変えるのは現実的ではないので、スモールスタートで1つの事業所の受付システムをデジタル化することになりました。

工場側の受付もコロナ禍の影響により、使用済みのボールペンを消毒しなければならないほか、パーテーションで声が聞きづらいといった課題も顕在化していました。また、ソーシャルディスタンスの確保により、1人ずつの受付しかできず、工場内で受付待ちのドライバーさんが列をつくってしまうという状況にもなっていたんです。従来の紙の受付では対応の手間がかかりすぎるので、デジタル化した方が効率が良くなるはずだと思いました。

ニーズに合わせてカスタマイズできる点が最大の魅力

— ラクネコを導入する決め手は何でしたか？

大吉：受付システムを色々と調べてみたものの、物流業界に対応しているものはなくて。世の中にはすでにトラックバースの空き時間を見える化し、倉庫管理者やドライバーがスマートフォンなどの端末から事前予約できる「バース予約システム」というものもあるのですが、それらは金額も高く、予算が全く合いませんでした。何か良さそうなものはないかと調べているうちに、「ラクネコ」という受付システムの存在を知りました。

ラクネコは私たちのニーズに合わせて、カスタマイズできるのが最大の魅力でした。オフィス用の受付システムということもあり、「物流会社の話は聞いてもらえないんじゃないか」と思い、最初は資料請求の問い合わせボタンを押すのが怖かったんです（笑）。

ただ問い合わせをしたところ、すぐに「どういったご要望ですか？」と返信があり、「物流の工場で使いたいんです」と伝えたところ、「お任せください」と言ってもらえました。コストの面でもバース予約システムよりもラクネコの方が魅力的だったので、カスタマイズの 要望を聞いてもらえることがわかったときは、非常に嬉しかったです。

退館時も“音”が鳴るように追加で開発対応

— 具体的にはどのようにカスタマイズされたのでしょうか？

大吉：車種は何か、オイル漏れはあるかどうかといったドライバーの受付特有の質問項目を追加したことに加えて、最初の画面で訪問先や集荷の場所などが分かるようにしました。また導入時はキーボード式で必要事項を入力する形だったのですが、運用する過程で押しづらい、文字が見えづらいといった声があがり、手書き式のシステムも追加対応してもらいました。カスタマイズが可能な会社もいくつかあったのですが、基本的にはオプション料金の対応でどんどん金額が積み上がってしまいます。そうした中、ラクネコだけは「ご自由にどうぞ」と私たちのニーズを聞いて、それに応えてくれるので、すごく甘えさせていただきました。

例えば、現在は退館する際に音が鳴るようになっているのですが、導入時は受付時のみで退館時は音が鳴らなかったんです。ただ、守衛さんはドライバーが帰ったかどうかが分からないと困るので、シール発券機の導入とあわせて、追加で開発の対応をしてもらいました。

今後は物流用のバース予約・誘導機能の開発にも期待

— 導入するにあたって何か不安や苦労はありましたか？

大吉：導入までは、とにかく大変でした。社内で導入の承認をもらうのに半年ほどかかり、その間にデモ機をお借りして、細かい部分のカスタマイズ要望を抽出していきました。資料を作成してプレゼンをするなど、想定よりも時間がかかってしまいましたね。また、導入後も運用する過程で課題が出てくるのですが、その課題を連絡すると、すぐに対応してもらえるのでありがたい限りです。こんなにサポートしてもらえるとは思っていませんでした。

— 実際に活用してみて、いかがですか？

大吉：紙の運用ではなくなり、受付情報がデータで落とせるようになったので管理がしやすくなりました。今までは紙の管理にも一定のコストが発生していたと思うので、そこのコストが削減できたのも大きいです。導入して、受付の運用がラクになりました。

— 今後、ラクネコに期待したいことはありますか？

大吉：今のシステムも非常に使いやすく助かっているのですが、今後は物流用のバース予約・誘導機能も開発していただけたら、大変嬉しいですね。また、現状のラクネコも他の事業所でも導入してもらえるようにし、受付業務の負担を減らしていけたらと思います。

— サッポログループ物流株式会社の大吉さま、ありがとうございました！