別の受付システムから乗り換え
サポート体制と
価格の安さが最大の魅力でした

オフィス移転をきっかけにラクネコを導入

— ラクネコを導入する前の受付はどういった状況だったのでしょうか？

林：別の受付クラウドシステムを活用していました。来客があった際はコミュニケーションツールのSlack（スラック）に通知が来て、担当者が迎えに行くというかたちで運用していました。運用に関しては、今と大きく変化はありません。

— そうした中、受付クラウドシステムを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか？

星野：一番は「価格」です。弊社は従業員数も多いのですが、前に使っていた受付クラウドシステムですと月に十数万円の費用がかかっていたんです。

従量課金制で社員数が増えていくと費用も高くなっていくので、他に良いサービスがあれば変更しよう、というのは常々考えていました。

林：弊社は基本的に正社員に関しては全員にアカウントを付与しています。現在、年間で200人ほど社員数が増えているので、このペースで増えていったら、どれくらいの費用になってしまうんだろう、という漠然とした不安がありました。

星野：コロナ禍もあって、ほとんどの人がオフィスに来ることなく、来客もない。その状態で月に十数万円も支払い続けるのはもったいないな、と。そうした背景もあり、オフィスを移転するタイミングで、受付クラウドシステムも変更することにしました。

サポート体制と価格の安さが最大の魅力

— ラクネコを導入する決め手は何でしたか？

林：サポート体制が魅力的でした。受付クラウドシステム自体、機能面で大きく違う部分はないのですが、ラクネコは綿密にコミュニケーションをとってくれるんです。「何か困っていることはないか？」と聞いてくれて、それに対して要望を伝えると、それを実現しようと動いてくれる。そのサポートがすごく良いなと思いました。

例えば、会議室予約システム「ラクネコルーム」をスマートフォンでも使えるように開発などを進めてくれたほか、受付のトップ画面もユーザーベース仕様にしてくれています。

星野：サービス自体がどんどん進化していっているのがすごいなと思います。また、費用面も100名までは11,000円（税込み）、それ以降は100名を超えるごとにプラスで11,000円（税込み）がかかるという内容になっており、とにかく価格が安いのも魅力です。

— 導入するにあたって何か不安や苦労はありましたか？

林：特に不安や苦労はなかったですね。Googleカレンダーから来客予定や来訪者様情報を登録すると、システムが連動してお客様にインビテーションメールを自動で送付できる機能はみんな「すごく便利」といってくれています。

また、前のオフィスではビルの入館自体にQRコードの発行が必要だったため、受付用に別でQRコードを発行してしまうとお客様が混乱してしまうため、QRコード発行機能は使わないようにしていたんです。ただ、今回のオフィス移転でQRコードも発行できるようになったため、QRコード発行機能はすごく良いなと感じています。

今後は遠隔でドアの開閉もできるようにしたい

— 今後、ラクネコに期待したいことはありますか？

林：現在、コンシェルジュを1人配置し、受付のドアの開閉などの対応をしてもらっているのですが、もともとは遠隔で開閉の操作ができたらいいな、と思っていたんです。セキュリティの観点からただ単に無人にすればいいというわけにはいかないと思いますが、将来的には遠隔で受付のドアを開閉できるような機能もあったらいいな、と思っています。

— 株式会社ユーザベースのみなさま、ありがとうございました！