辻様

自前の
受付クラウドシステムから脱却
コストパフォーマンスの
高さが魅力的でした

ソウルドアウト株式会社 さま

2020年11月から導入

事例ポイント

  1. 自前のシステムは「メンテナンスが面倒」
  2. コストパフォーマンスの高さが魅力的だった
  3. 会議室予約クラウドシステムもゼロから開発してもらえた
  4. 導入後のスピード感ある対応が非常に助かる

お話しを伺いました!

辻 様
辻 様
安河内 様
安河内 様

自前のシステムは「メンテナンスが面倒」

— ラクネコを導入する前の受付はどういった状況だったのでしょうか?

:もともとは受付に電話機を置いており、電話で呼び出す形でした。ですが、社内で「電話での受付は変えた方がいいよね」という話になり、社内にエンジニアもいるので、まずは自前で受付クラウドシステムを開発してみることになったんです。

実際に開発してみて、それなりのシステムはできました。現在のオフィスに移転する前には弊社の本社機能は拠点が2つあり、ひとつの拠点で運用もしていたのですが、次第に課題もわかりました。それがシステムのメンテナンスです。私たちは「受付クラウドシステム」を専門の商売としてやっているわけではないので、どうしても開発の優先順位が低くなってしまい、対応が後手後手になっていたんです。

今後どうするか考える中で、オフィス移転の予定もあったので、それならば「自前で開発・運用するのはやめて、外部の受付クラウドシステムを導入した方がいいのではないか」ということになり、外部の受付クラウドシステムの比較・検討を始めました。

— ラクネコを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか?

:導入にあたって、ラクネコを含めた3つの受付クラウドシステムを比較・検討を行いました。そうした中、ラクネコを導入する決め手となったのは「コストパフォーマンスの高さ」です。月額1万円(100名毎)という低価格に加えて、カレンダーとの一体型、受付用QRコードが発行できるといった機能があるのも魅力的でした。

特に受付用QRコードの発行機能は、コロナ禍でタッチパネルなどに直接触れないようにする「非接触」が求められているので大きな価値があります。社内で導入の話を進めていく中でも、受付用QRコードが発行できることは良い説得材料になりました。

また、受付クラウドシステム以外に会議室予約クラウドシステム「ラクネコルーム」を開発してもらえたのも導入の決め手でした。もともと、プロトソリューションさんは会議室予約クラウドシステムを開発していなかったのですが、弊社のニーズを伝えたところ、「開発します!」と言ってもらえて。良い意味で驚きがありましたが、それならプロトソリューションさんにお願いしよう、と思いました。

サポートデスクの協力が非常に助かった

— 導入するにあたって何か不安や苦労はありましたか?

安河内:弊社は新型コロナウイルスの感染防止を目的にリモートワークを推奨しているので、リモート環境下でのアナウンスは想像以上に大変でした。

こちらでマニュアルを作成し、社員に導入のアナウンスをしたものの、アナウンスの方法がメールかチャットしかなく、うまく進みませんでした。

例えば、ラクネコは自分で受付の通知方法を電話かチャットか選べるのですが、選べるが故に個人ごとに通知の方法を設定しなければいけません。しかし、アナウンスを見逃してしまったり、「あとでやろう」と後回しにされたりしてしまったことで、導入後に「上手くできないんだけど……」というリクエストをもらうこともありました。

そうした中で、ラクネコのサポートデスクにご協力いただき、社員がどこまで設定を進めているかが分かる情報をエクスポートしていただけたのは助かりました。まだまだ運用面に関しては改善の余地があるので、見直していきたいと思います。

— 実際にラクネコを導入してみて、いかがですか?

:ラクネコに関しては、期待していた通りの働きをしてくれていて、こちらには全く不満はないです。良いサービスだなと思います。

二人三脚でサービスをブラッシュアップしていきたい

— 今後、ラクネコに期待したいことはありますか?

安河内:ラクネコの良い点はコストパフォーマンスの高さもそうですが、個人的には導入後のスピード感を持った対応もあると思っています。実際に運用してみると課題が出てくるのですが、その課題を伝えるとスピード感を持って対応してもらえる。これは他社と比べても非常に良い部分なので、引き続きお願いしたい部分です。

あとは管理者側で一括設定できるようになると、管理する側は非常に助かるなと思います。今回、かなり苦労した部分ではあったので……。

— その機能は鋭意開発を進めていて、今年の春ごろには実装される予定ですので、楽しみにお待ちください!

:それはありがたいですね。楽しみにしています。受付クラウドシステムの完成度は高く、機能の改善もスピード感持って行われているので非常に良いサービスだと思います。

一方、ラクネコルームは弊社が初の導入事例ということもあるため、ある程度仕方ない部分ではあるのですが、エラーが出たりするので、もう少し安定稼働してくれればいいなと思います。こちらに関しては、運用を通して出てきた課題を適宜伝えて、プロトソリューションさんと二人三脚でサービスをブラッシュアップしていきたいですね。

— ソウルドアウトのみなさま、ありがとうございました!

会社名
ソウルドアウト株式会社
業種
ネットビジネス支援
従業員数
311名 (2019年12月 ※連結)

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